 |
| Fungsi Manajemen |
I. Pengertian Manajemen
Manajemen adalah suatu seni dalam ilmu dan proses pengorganisasian seperti perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, dan pengendalian atau pengawasan. Dalam pengertian manajemen sebagai seni karna seni berfungsi dalam mengujudkan tujuan yang nyata dengan hasil atau manfaat sedangkan manajemen sebagai ilmu yang berfungsi menerangkan fenomena-fenomena, kejadian sehingga memberikan penjelasan yang sebenarnya.
II. Fungsi Manajemen
1. Perencanaan (Planning)
Arti Perencanaan keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan. Fungsi perencanaan yakni memilih arah yang paling tepat untuk mencapai hasil yang optimal.
Mengapa Perencanaan harus dibuat:
- Setiap kita hendak mencapai tujuan dengan baik, berhasil dan berdaya guna, maka fungsi perencanaan menjadi penting
- Tahapan kegiatan yang akan kita lakukan perlu ditetapkan atau direncanakan
- Untuk menetapkan disiplin
- Untuk melindungi kita dari hambatan
- Memberi arah dasar untuk selalu menilai diri
Syarat untuk merencanakan suatu program
- Mengenali dan mengerti kebutuhan yang akan direncanakan
- Tujuan yang jelas (pendek-menengah-panjang)
- Ada rangkaian kegiatan yang jelas
- Lingkungan yang nmendukung
- Waktu yang memungkinkan
Penerapan perencanaan
- Tidak adanya perencanaan yang baik, maka dapat menimbulkan:
- Pemborosan yang berlebihan
- Pembelian bahan-bahan yang tidak jelas
- Kehabisan uang
- Kebutuhan tidak terbeli, tenaga dan waktu terbuang percuma.
- Langkah-langkah pembuatan perencanaan
- Penguasaan terhadap masalah yang hendak direncanakan.
- Tetapkan tujuan untuk membantu dalam pemenuhan kebutuhan
- Menetapkan sasaran
- Membuat desain rencana kegiatan
- Menyusun anggaran belanja program
- Pengendalian dan penilaian
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian berarti penentuan, pengelompokkan serta pengaturan dari pada berbagai macam aktivitas yang dianggap perlu, untuk mencapai tujuan-tujuan, menyeluruh orang melaksanakan aktivitas-aktivitas tersebut.
Keuntungan Pengorganisasian
- Dengan organisasi efektif, maka setiap anggota sebuah struktur organisasi mengetahui aktivitas mana yang ahrus dilaksanakan.
- Hubungan-hubungan kerja di dalam sebuah perusahaan tertentu, dengan jelas terlihat, bila mana organisasi lebih baik
- Sebagai hasil organisasi, maka hubungan-hubungan tepat serta yang diinginkan, antara aktivitas-aktivitas dan individu-individu yang melaksanakan tugas.
- Organisasi yang efektif, menyebabkan penggunaan sebaiknya dari pada personil dan fasilitas fisik yang ada.
Bagaimana cara mengorganisasi
- Ketahuilah tujuan
- Bagi-bagilah pekerjaan, yang harus dilaksanakan dalam sejumlah aktivitas-aktivitas komponen.
- Kelompokkanlah aktivitas-aktivitas tersebut hingga kesatuan-kesatuan yang praktis.
- Untuk setiap aktivitas atau kelompok aktivitas yang akan dilaksanakan, supaya digariskan dengan jelas, tugas yang harus dilaksanakan dan setelah itu sediakanlah alat-alat fisik serta lingkungan yang dibutuhkan.
- Pekerjakanlah personil yang kompeten
- Bentuklah otoritas yang perlu, kepada personil yang akan diberi tugas.
3. Pengarahan (Actuating)
Tindakan untuk mengusahakan agar anggota kelompok, suka/berusaha untuk mencapai sasaran-sasaran agar sesuai dengan perencanaan mangerial, dan usaha-usaha organisasi.
Pentingnya actuating merupakan bagian penting dari proses management berlainan dengan ketiga fungsi manajemen lainnya. Actuating khususnya berhubungan dengan orang-orang. Bahkan banyak managers praktik, beranggapan bahwa Actuating merupakan intisari management.
Prinsip Actuating
Usaha Actuating baik normal dicari dengan jalan memperlakukan pekerja sebagai manusia dengan jalan merangsang pertumbuhan serta perkembangan mereka mengusahakan adanya keinginan untuk malampaui pihak lain. Menghargai pekerjaan yang diselesaikan dengan baik dan mengusahakan adanya unsur keadilan tanpa pilih kasih (fai play).
Mencapai Actuating managerial yang efektif ada beberapa petunjuk untuk mencapai motivasi yang efisien, dalam bidang management, diantaranya:
- Usaha agar orang-orang merasa dirinya penting
- Usahakanlah untuk mengetahui perbedaan-perbedaan individu.
- Usahakan agar saudara menjadi pendengar yang baik.
- Hindarkan timbulnya perdebatan-perdebatan.
- Hormatilah perasaan orang lain.
- Gunakanlah pertanyaan/percakapan untuk mengajak orang-orang bekerja keras.
- Janganlah berusaha untuk mendominir.
- Ingatlah bahwa kebanyakan orang-orang adalah tamak.
- Praktekanlah management partisipatif
- Berikanlah perintah-perintah jelas dan lengkap.
- Gunakanlah instruksi-instruksi
- Selenggarakan pengawasan (supervisi) yang efektif.
4. Pengendalian / Pengawasan (Controlling)
Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajeman tercapai. Definisi pengawasan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan.
Pengawasan manajeman adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Tahap - tahap dalam proses pengawasan :
- Penetapan standar pelaksanaan
- Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
- Pengukuran kegiatan pelaksanaan kegiatan nyata
- Menetapkan standar petunjuk dan hasil
- Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
- Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Karakteristik pengawasan yang efektif :
- Akurat
- Tepat waktu
- Obyektif
- Terpusat pada titik pengawasan strategik
- Realistik secara ekonomis
- Realistik secara organisasional
- Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
- Fleksibel
- Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
- Diterima para anggota organisasi
III. Contoh dari fungsi manajemen tersebut :
1. Perencanaan (Planning) :
Sebagai contoh, perencanaan untuk mengikuti lomba yang diikuti dengan membuat perencanaan terlebih dahulu, maka hasil yang ditargetkan sebagai juara bisa mudah untuk diraih. Dengan mempersiapkan materi yang dibicarakan dengan kelompok atau grup yang kita buat. Membuat daftar rencana seperti
- Bahan materi yang dipilih
- Pembagian tugas dalam bagian bagian di perlombaan tersebut
- Melakukan perlombaan dengan sportif dan mengikuti aturan yang ada
- Menargetkan hasil yang maksimal dalam perlombaan
2. Pengorganisasian (Organizing)
Sebagai contoh dalam perlombaan dalam pembagian tugas, guna melancarkan lomba yang diikuti. Seperti siapa yang harus mengerjakan, Bagaimana tugas-tugas teresebut dikelompokan. Siapa yang bertanggung jawab akan tugas tersebut.
3. Pengarahan (Actuating)
Sebagai contoh, memberikan motivasi yang positif kepada grup kita agar meningkatkan kerja hasil dari usaha yang kita kerjakan. Dalam memberikan motivasi, kita wajib memiliki sifat kepemimpinan dan dapat memengaruhi pendapat kita ke anggota supaya tersampaikan. Motivasi dan diarahkan sesuai dengan yang direncanakan, maka hasil yang diperoleh akan maksimal dan menjadi juara dalam perlombaan tersebut.
4. Pengendalian / Pengawasan (Controlling)
Sebagai contoh perlombaan seperti :
1. Melakukan evaluasi keberhasilan apabila tidak sesuai dengan target yang dicapai
2. Mengambil langkah klarifiaksi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin terjadi
3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target.
Terima kasih atas tugas softskill yang diberikan untuk pengetahuan ilmu dibidang Manajemen Proyek dan Resiko
Refrensi :
Untuk mendownload laman ini silakan klik link berikut:
